Cómo funciona la sincronización y solución de problemas
Cómo empareja Dapta Forms cada respuesta con un contacto de HubSpot, los estados que detienen la sincronización antes de empezar (sin dirección de correo, HubSpot sin conectar, un mapeo de correo en c
Casi toda duda sobre HubSpot se reduce a una regla y a cuatro estados que la bloquean. Esta página cubre las dos cosas, y luego te muestra dónde mirar cuando un lead no llegó.
La única regla: los contactos se emparejan por correo
La explicación de Cómo funciona la sincronización está arriba de la tarjeta de HubSpot, sobre todas las secciones de mapeo.
Cada envío se busca en HubSpot por correo: si el contacto existe se actualiza, y si no, se crea uno nuevo. Un formulario que nunca pide correo no se puede sincronizar.
De ahí salen tres consecuencias:
La misma persona respondiendo dos veces actualiza un contacto en lugar de crear dos.
Quien llega al punto de envío parcial ya cae en HubSpot, porque la dirección de correo se conoce desde ese paso. Mira Respuestas parciales. En una pantalla de Diapositivas con varias preguntas, eso pasa cuando la persona envía la pantalla que contiene el punto.
Una respuesta que no está mapeada simplemente no viaja. Se sigue guardando en Dapta Forms y sigue apareciendo en Respuestas.
Con la protección contra spam activa, las respuestas parciales no llegan a HubSpot, y la explicación agrega La protección contra spam está activa: los contactos se crean o actualizan cuando alguien completa el formulario, no con respuestas parciales.
Estado 1: el formulario no tiene dirección de correo
Si nada en el formulario puede producir una dirección de correo, la tarjeta reemplaza todas las secciones de mapeo por un solo panel.
El panel deja claro el porqué: una respuesta sin dirección llega sin nada que identificar, así que no se crea ningún contacto y el lead no se sincroniza.
Cómo arreglarlo: abre la pestaña Construir y añade una pregunta de Correo, o añade un paso de Agendador. Calendly recoge la dirección del invitado cuando alguien reserva, y eso basta para indexar el contacto siempre que Calendly esté conectado y la cuenta conectada pueda ver el evento. Vuelve a Conectar y aparecen las secciones de mapeo.
Estado 2: HubSpot no está conectado en la cuenta
Sin conexión de cuenta, la tarjeta muestra Conecta HubSpot para asignar este formulario, explica que HubSpot todavía no está conectado en tu cuenta, y ofrece un botón Ir a Conexiones.
Conectar se hace una sola vez, por un admin o un owner, desde Integraciones en el rail de la izquierda. Después, cada formulario del workspace la comparte. Mira Conexiones (a nivel de cuenta).
Si tu portal es alcanzable pero contesta lento, puedes ver en su lugar Las propiedades de HubSpot no están disponibles temporalmente; aún puedes escribir el nombre de una propiedad. Tus mapeos se guardan igual; los selectores vuelven solos.
Estado 3: un mapeo que detiene la sincronización
En un formulario cuya única fuente de dirección es un paso de agendador, la reserva aporta el correo. Mapear una pregunta a email en ese formulario toma el control como clave del contacto, y las respuestas dejan de llegar a HubSpot tras una reserva.
La tarjeta lo detecta con la alerta Este mapeo apaga la sincronización y nombra la pregunta a corregir. Devuelve la propiedad de esa pregunta a (ninguna) y la sincronización se reanuda. En estos formularios la ayuda de Asignar preguntas dice No mapees nada a «email» en lugar de la línea habitual.
Estado 4: un segundo destino de HubSpot
Un formulario solo puede tener un destino de HubSpot. Si existe un segundo, la tarjeta avisa Este formulario tiene una segunda conexión con HubSpot. Explica que esta pantalla solo edita la primera, y que cualquier cambio en la pestaña se guarda al instante y elimina la segunda, junto con sus mapeos.
Para enviar una respuesta a varias propiedades, no añadas un segundo destino: añade las propiedades extra a la misma pregunta en Asignaciones personalizadas. Mira Asignar preguntas a propiedades del contacto.
Leer el historial de HubSpot
Cada tarjeta lleva su propio registro de entregas. En la de HubSpot está abajo, como una línea que dice Historial de HubSpot con una etiqueta de {n} entregas, o una roja de {n} con error cuando algo salió mal. Haz clic en Ver historial.
Píldora de estado
Entregada (se hizo), En curso (encolada o reintentando), Falló (se rindió tras el último intento) u Omitida (no podía aplicarse, así que se registró una vez y nunca se reintentó). Una fila Falló u Omitida muestra su motivo debajo.
Nombre de la acción
El nombre propio de la cola para la entrega. En la tarjeta de HubSpot es partial o complete, así distingues una captura de lead de una respuesta terminada, y crm_update para una reserva.
Insignia Prueba
Un ping de prueba en lugar de respuestas reales. Enviar prueba existe solo en la tarjeta de Webhook, así que esas filas aparecen en el Historial del webhook, no aquí.
{n} intentos
Se muestra cuando la entrega necesitó más de un intento.
Marca de tiempo
Cuándo se hizo la entrega, en la zona horaria de tu workspace (UTC si no hay una configurada).
Actualizar recarga la lista, Cerrar descarta el diálogo, y el panel conserva las 25 entregas más recientes. Antes de enviar nada dice Todavía no se ha entregado nada.
⚠️ Nota: Las filas se despliegan para mostrar Lo que enviamos y Lo que respondió solo cuando una entrega es una única petición HTTP, que es el caso de los webhooks. Una sincronización con HubSpot son varias llamadas de API seguidas, así que esas filas no tienen cuerpo que desplegar. Para inspeccionar un payload exacto, añade un webhook junto a HubSpot: mira Webhooks.
Un lead no llegó: qué revisar, en orden
¿Está encendido el interruptor? La tarjeta de HubSpot tiene que decir Activado.
¿Hay dirección de correo? Abre la respuesta en Respuestas. Si el campo de correo está vacío, no se sincronizó nada, y eso es lo esperado. El registro igual muestra esa entrega como Entregada: se hizo, sin nada que escribir.
¿Está la pregunta mapeada a
email? Sin esa fila, no se crea ningún contacto. Mira Asignar preguntas.¿Era una respuesta parcial? El puntaje, el resultado, las propiedades estáticas, la nota y la actividad de form submission se escriben solo en respuestas completadas.
¿Está activa la protección contra spam? Entonces las respuestas parciales nunca llegan a HubSpot. El contacto aparece cuando la persona completa el formulario. Mira Protección contra spam (captcha).
Revisa el registro. Abre el Historial de HubSpot. Una fila Falló muestra el motivo que registró, o No se registró un motivo. cuando el fallo no traía ninguno.
¿No hay nada en el registro? La entrega nunca se encoló: el interruptor estaba apagado, o la respuesta era una parcial retenida por la protección contra spam.
Las entregas se reintentan solas con retrasos crecientes, así que un portal que estuvo caído un rato normalmente se resuelve por su cuenta. No hay reenvío manual. Todo el comportamiento de reintentos está en Entrega, reintentos e historial.
Qué sigue
Asignar preguntas a propiedades del contacto: arregla el mapeo al que se reducen casi todos los problemas de sincronización.
Elementos del formulario: UTMs, puntaje, resultado, fecha de envío: lo que se escribe solo al final.
Conexiones (a nivel de cuenta): la conexión de cuenta que comparte cada formulario.
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